نظام ERP هو اختصار لـ Enterprise Resource Planning أي “تخطيط موارد المؤسسة”, لكن ما هو نظام ERP؟ كيف يعمل, وما هي أهميته وفوائده؟
المحتويات:
5. أمثلة من الصناعات المختلفة.
1. ما هو نظام EPR؟
أبسط طريقة لتعريف نظام تخطيط موارد المؤسسة أو ERP هي التفكير في جميع العمليات التجارية الأساسية اللازمة لإدارة الشركة, مثل التمويل والموارد البشرية والتصنيع وسلسلة التوريد والخدمات والمشتريات وغيرها من الأقسام الأخرى.
يساعد نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP على إدارة جميع هذه العمليات والأقسام بكفاءة في نظام متكامل. بناء على ما ذكر, يمكن تعريف نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP على أنه:
نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP هو:
“نظام برمجي يساعد على إدارة الأعمال بالكامل, بما في ذلك العمليات المالية والموارد البشرية والتصنيع وسلسلة التوريد والخدمات والمشتريات وغيرها من الأقسام داخل المؤسسة.”
لماذا يعتبر تخطيط موارد المؤسسات ERP مهماً [1]؟
يوصف نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP بأنه الجهاز العصبي المركزي للمؤسسة, وهو يوفر الأتمتة والتكامل والذكاء الإصطناعي الذي يعتبر ضرورياً لتشغيل جميع العمليات التجارية اليومية بكفاءة. يجب أن توجد معظم بيانات المؤسسة أو كلها في نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP لتوفير مصدر واحد للمعلومات عبر الشركة.
2. أهمية أنظمة ERP.
يُوصف نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP في بعض الأحيان على أنه الجهاز العصبي المركزي للمؤسسة. فهو يقوم بتوفير الأتمتة والتكامل والذكاء الذي يعتبر ضرورياً لتشغيل جميع العمليات التجارية اليومية بكفاءة.
ولتوفير مصدر واحد للمعلومات داخل الشركة, يجب أن توجد غالبية بيانات ومعلومات الشركة أو جميعها داخل نظام واحد, وهو نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP.
ومن أهم الفوائد التي تقدمها أنظمة ERP:
- قسم المالية, يساعد على إغلاق الحسابات بسرعة والتأكد من دقتها.
- المبيعات, حيث يتم التخطيط والتواصل مع جميع موارد المؤسسة لإدارة طلبات العملاء.
- اللوجستية, يساعد النظام على تقديم المنتجات والخدمات المناسبة للعملاء في الوقت المحدد.
- شؤون الموظفين, متابعة رواتب وتقارير الإنجاز الخاصة بالموظفين بسهولة.
- الإدارة, يقدم النظام رؤية فورية لأداء الشركة للمساعدة على اتخاذ القرارات في الوقت المناسب.
3. كيف يعمل نظام ERP؟
يتكون نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP من مجموعة من الوحدات النمطية المتكاملة, أو مجموعة من تطبيقات الأعمال التي تتحدث مع بعضها البعض وتتشارك في قاعدة بيانات مشتركة.
تقوم كل وحدة ERP عادة بالتركيز على منطقة عمل واحدة. لكنها في النهاية تعمل مع الوحدات الأخرى باستخدام نفس البيانات لتلبية احتياجات الشركة.
ومن الأمثلة على مناطق العمل التي تتبع لوحدات نظام ERP هي قسم المالية والمحاسبة والموارد البشرية والمبيعات والمشتريات والخدمات اللوجستية وسلسلة التوريد. يمكن للشركة اختيار وحدة ERP التي تريدها, ويمكنها إضافتها أو توسيع نطاقها حسب الحاجة.
وحدات نظام ERP.
تتضمن أنظمة تخطيط موارد المؤسسة ERP مجموعة متنوعة من الوحدات النمطية المختلفة. وكما ذكرنا سابقاً, تدعم كل وحدة منها منطقة عمل محددة, ومن أكثر وحدات ERP استخداماً:
- وحدة المالية والمحاسبة.
تعتبر وحدة المالية والمحاسبة العمود الفقري لغالبية أنظمة ERP. بالإضافة إلى دفتر السجلات العام وأتمتة المهام المالية الرئيسية, كما أنها تساعد الشركات على تتبع الحسابات الدائنة والذمم المدينة وإغلاق دفاتر الحسابات وإنشاء التقارير المالية وتخفيف المخاطر المالية وغيرها العديد من الفوائد.
- وحدة الموارد البشرية.
تتضمن معظم أنظمة تخطيط موارد المؤسسة ERP وحدة موارد بشرية توفر القدرات الأساسية, مثل أوقات دوام الموظفين وكشوفات الرواتب. كما تساعد هذه الوحدة على إدارة رأس المال البشري وتقديم وظائف موارد بشرية أكثر قوة عن طريق التحليلات وإدارة الموظفين.
- وحدة المشتريات.
تساعد وحدة إدارة المشتريات في نظام ERP على شراء المواد والخدمات التي تحتاجها الشركة لاستمرارية عمليها. كما تعمل على جعل عمليات الشراء مركزية ومؤتمتة, بما في ذلك طلبات عروض الأسعار والعقود والموافقات. يمكنها أيضاً أن تقلل من الإفراط في الشراء وتقديم التحليلات المدعومة بالذكاء الإصطناعي, والتي تساعد في عملية المفاوضات مع الموردين.
- وحدة المبيعات.
تقوم وحدة إدارة المبيعات بتعقب الإتصالات مع العملاء والعملاء المحتملين, كما تساعد المندوبين على استخدام الرؤى المستندة إلى البيانات بهدف زيادة المبيعات واستهداف العملاء المحتملين من خلال العروض الترويجية المناسبة. كما تتضمن إدارة الطلبات والعقود والفواتير وإدارة أداء فريق المبيعات ودعمهم.
إقرأ أيضاً… ما هي أفضل طرق واستراتيجيات التسويق B2B و B2C ؟
- وحدة التصنيع.
تعتبر وحدة التصنيع من العناصر الرئيسية للتخطيط والتنفيذ في برامج تخطيط موارد المؤسسة ERP. فهي تساعد الشركات على تبسيط عمليات التصنيع المعقدة والتأكد من أن الإنتاج يتماشى مع الطلب. كما تتضمن هذه الوحدة في العادة وظائف لتخطيط متطلبات المواد وجدولة الإنتاج وتنفيذ عمليات التصنيع وإدارة الجودة وغيرها العديد من الوظائف الهامة.
- وحدة اللوجستيات وسلسلة التوريد.
من المكونات الرئيسية الأخرى لنظام ERP هي وحدة اللوجستيات وسلسة التوريد. تتعقب هذه الوحدة حركة السلع والإمدادات عبر سلسلة التوريد الخاصة بالمؤسسة. توفر الوحدة أدوات لإدارة المخزون في الوقت الفعلي Real-Time وعمليات التخزين والنقل والخدمات اللوجستية. كما أنها تساعد في زيادة مرونة سلسلة التوريد الخاصة بالشركة.
- وحدة البحث والتطوير.
تشتمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسة ERP الغنية بالمميزات على وحدة البحث والتطوير والهندسة. توفر هذه الوحدة أدوات لتصميم المنتجات وتطويرها وإدارة حياة المنتج وغيرها من الأدوات التي تساعد على إنشاء ابتكارات جديدة بسرعة وفاعلية من حيث التكلفة.
- وحدة إدارة أصول المؤسسة.
يمكن لنظام ERP أن يحتوي على وحدة إدارة أصول المؤسسة, والتي تساعد الشركات كثيفة الأصول على تقليل وقت التوقف عن العمل والحفاظ على تشغيل معداتها وأجهزتها بأقصى كفاءة ممكنة. كما تتضمن هذه الوحدة وظائف الصيانة التنبؤية والجدولة وعمليات الأصول والتخطيط والصحة والسلامة وغيرها.
التكامل والتوافقية.
تقوم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP الحالية بمجموعة هائلة من وظائف الأعمال, لكن لا تزال بحاجة إلى الاتصال والتزامن مع التطبيقات ومصادر البيانات الأخرى مثل:
- برمجيات إدارة رأس المال البشري.
- منصات التجارة الإلكترونية.
- الحلول الخاصة بالصناعة.
- أنظمة ERP الخاصة بالمؤسسات الشقيقة.
ومن خلال تكامل تخطيط موارد المؤسسة ERP, يمكن للشركات الحصول على رؤية موجدة للمعلومات من أنظمة مختلفة وزيادة كفاءة العمليات التجارية وتحسين تجارب العملاء وتسهيل التعاون بين الفرق وشركاء الأعمال.
تعتبر أنظمة ERP الحديثة من الأنظمة المرنة التي يمكنها التكامل بكل سهولة مع مجموعة واسعة من البرمجيات الأخرى باسخدام وسائل التوصيل المخصصة. مثل واجهات برمجة التطبيقات APIs.
4. فوائد نظام ERP.
يساهم نظام ERP في تقديم العديد من المزايا المختلفة, ومن أهم فوائد نظام ERP ما يلي[2]:
- زيادة الإنتاجية.
وذلك عن طريق تبسيط عمليات الأعمال الأساسية وأتمتتها لمساعدك جميع الموظفين في الشركة على إنجاز المزيد من الأعمال بوقت أقل.
- رؤية أعمق.
من فوائد نظام ERP المساعدة في التخلص من أكوام المعلومات المتنوعة والحصول على مصدر واحد للمعلومة الحقيقة. كما يساعد في الحصول على إجابات سريعة لأسئلة الأعمال المهمة.
- التقارير.
مع نظا مERP, يمكنك الحصول على جميع أنواع تقارير العمل المالية والتجارية وغيرها بكل سهولة. كما يمكنك مشاركة هذه التقارير للعمل على تحسين الأداء.
- تقليل المخاطر.
مع زيادة وضوح الأعمال التجارية وسهولة التحكم بها. يصبح من السهل توقع المخاطر المتعلقة بالأعمال وتقليلها بشكل كبير.
- تكنولوجيا أسهل.
من فوائد نظام ERP المتكامل الذي يتشارك في قاعدة بيانات واحدة, هو تسهيل الوصول إلى المعلومات. كما أنه يقلل من عدد البرمجيات التي سيحتاج الموظفين إلى التعامل معها.
- سرعة أكبر.
بفضل العمليات الفعالة والوصول السهل إلى البيانات والمعلومات في الوقت الفعلي. يمكن تحديد الفرص الجديدة والتفاعل معها بشكل أسرع.
5. أمثلة من الصناعات المختلفة.
تحتاج الشركات من مختلف الفئات, من صناعة المعدات الصناعية إلى التوزيع بالجملة, إلى معلومات دقيقة في الوقت الفعلي Real-Time وعمليات تجارية فعالة للمنافسة والنمو. تعتمد الصناعات المختلفة على برامج ERP للعديد من الأسباب, ومن الأمثلة عليها:
شركات المرافق.
تحتاج المرافق إلى مراجعة أصولها المالية باستمرار, ليس فقط لتلبية الطلب على الخدمات المستقبلية, بل من أجل استبدال الأصول القديمة أيضاً. وبدون تخطيط موارد المؤسسات, ستكون الجهود المبذولة لتحديد أولويات استثمار الأصول الرئيسية صعبة وعرضة للخطأ.
يساعد تخطيط موارد المؤسسات ERP في حل واحدة من المشاكل التي عادة ما تواجه الشركات ذات المرافق, وهي التنبؤ بقطع الغيار. حيث يمكن أن يؤدي عدم وجود قطع الغيار المناسبة إلى حدوث العديد من الانقطاعات في العمل, مما يسبب العديد من المشاكل للشركة والعملاء وزيادة التكاليف.
التجّار والموردين.
بالنسبة لتجار الجملة والمستوردين والموردين وشركات الخدمات اللوجستية, فإن التسليم في الوقت المحدد هو الأمر الأهم. فجميع هذه الشركات ترغب في تقليل التكاليف وزيادة دروان المخزون وتقصير وقت الطلب.
ولتحقيق هذه الأهداف, تحتاج الشركات إلى تكامل وظائف إدارة المخزون والشراء والخدمات اللوجستية. كما أنها تحتاج إلى العمليات الآلية التي يتم تخصيصها وفق احتياجاتهم.
المصانع.
تعتمد جميع الشركات المصنعة على أنظمة تخطيط موارد المؤسسات وسلسلة التوريد لتلبية أهداف جودة المنتج وإدارة استخدام الأصول والتحكم في تكاليف العمل الإضافي والتعامل مع متطلبات العملاء وغيرها.
يمكن للمصنعين أيضاً الحصول على تحكم شامل في المخزون من خلال مراقبة تحركات المخزون, كما يمكنهم تحديد المنتجات الأكثر والأقل مبيعاً وأداءً وإدارة المشتريات بكفاءة أعلى[3].
شركات الخدمات.
شركات الخدمات, مثل شركات المحاسبة والهندسة والضرائب وتكنولوجيا المعلومات والمحاماة وغيرها من شركات الخدمات المهنية. تتطلب مثل هذه الشركات تقنية لتخطيط موارد المؤسسة في الوقت الفعلي لتحقيق التوازن بين التزامات تقديم الخدمة والصحة المالية.
مفتاح نجاح الخدمة الإحترافية هو القدرة على الإلتزام بالجدول الزمني إثناء إدارة المشاريع الخاصة بها واستخدام جميع الموارد المتاحة وتقدير الإيرادات وفرص النمو.
6. أنواع أنظمة ERP.
يوجد هنالك العديد من أنواع أنظمة ERP المختلفة التي تساعد المؤسسات على إدارة مواردها[4].
- نظام ERP السحابي.
باستخدام Cloud ERP, يتم استضافة البرنامج على خدمات التخزين السحابي, كما يتم تقديمه عبر الإنترنت كخدمة تشترك فيها.
عادة ما يقدم موفر البرنامج الصيانة الدورية والأمان والتحديثات الخاصة بالنظام نيابة عنك. وفي هذه الأيام, تعتبر أنظمة Cloud ERP من أكثر الأنواع شيوعاً للعديد من الأسباب, بما في ذلك تخفيض التكاليف الأولية وقابلية التوسع والمرونة والتكامل وغيرها.
- نظام ERP التقليدي.
في نظام ERP التقليدي, يتم تثبيت برنامج ERP عادة في مركز البيانات أو الخادم الخاص بالشركة. وتقع مسؤولية تركيب وصيانة الأجهزة والبرامج على عاتق الشركة. كما تعتبر الشركة هي المسؤولة عن تحديث النظام والأمان والصيانة الدورية.
- نظام ERP الهجين.
بالنسبة للشركات التي تبحث عن مزيج ما بين هذين النوعين لتلبية متطلبات أعمالها, يوجد هنالك نموذج هجين Hybrid ERP يجمع ما بين النظام التقليدي والسحابي.
في هذا النوع من نظام ERP, ستكون بعض البيانات والمعلومات الخاصة بالشركة موجودة على السحابة وبعضها موجوداً على أجهزة الشركة.
تكلفة نظام ERP.
تعتمد تكلفة نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP على بائع البرنامج والوحدات النمطية المحددة ونوع النظام.
وبشكل عام, تعتبر تكلفة نظام ERPالسحابي أقل من تكلفة نظام ERP التقليدي. وذلك بسبب عدم وجود حاجة إلى شراء أي أجهزة أو تعيين خبراء تكنولوجيا معلومات.
وعادة ما يتولى بائع النظام صيانة النظام ويفرض على المشتري أو الشركة رسوم اشتراك شهرية أو سنوية. وعادة مع يعتمد على عدد المستخدمين .
المصادر:
[1] Enterprise Resource Planning (ERP) Definition – Investopedia
[2] What Is ERP (Enterprise Resource Planning)? – NetSuite
[4] Types of ERP Systems • ERP Modules And Architecture – Diceus
