ما هي أتمتة عمليات الأعمال؟

أتمتة عمليات الأعمال (BPA) هي رقمنة العمليات التجارية الرئيسية باستخدام تكنولوجيا الحوسبة وخدمات الحوسبة السحابية.

كما تعتمد BPA على ثلاثة مبادئ أساسية:

• التزامن: يسمح للمؤسسات بمركزية إدارة بنية الحوسبة المؤسسية.

• التكامل: يدعم وظائف العمل من خلال ضمان انتشار نظام BPA عبر الحدود التي تتمحور حول العملية للمؤسسة.

• التنفيذ الآلي: يقلل من الحاجة إلى التدخل البشري.

أتمتة عمليات الأعمال.

إن عملية تحليل عمليات الأعمال موجهة نحو تنفيذ تطبيقات برمجية لأتمتة مهام الأعمال الروتينية من خلال البدء والتنفيذ والإكمال، مع تحقيق كفاءة سير العمل على مستوى المؤسسة.

غالبًا ما يُنظر إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على أنه نتيجة تنفيذ BPA. تم تصميم BPA للحفاظ على الكفاءة وزيادة الاستقرار والإنتاجية التشغيلية للقوى العاملة غير المستغلة بشكل كافٍ من خلال دمج تطبيقات البرامج الحاسمة للأعمال.

تعمل BPA من خلال تحليل العمليات التجارية الهامة وغير الحرجة وعلاقتها واعتمادها على العمليات التجارية الأخرى والشركاء الخارجيين، بالإضافة إلى تطوير أو تحديد مصادر البرامج الآلية وعمليات الحوسبة.

إقرأ أيضاً… ما هو المقصود بمصطلح عملية الأعمال (Business Process)؟

أمثلة على أتمتة عمليات الأعمال (BPA).

تشير أتمتة عمليات الأعمال (BPA) إلى استخدام التكنولوجيا لأتمتة المهام المتكررة واليدوية في العمليات التجارية، مما يؤدي إلى تحسين الكفاءة والدقة وخفض التكاليف.

تتضمن أمثلة BPA إعداد الموظفين وطلبات الشراء وخدمة العملاء وعمليات الموارد البشرية والتسويق والمبيعات والمحاسبة والمالية وإدخال البيانات والإدارة.

لفهم أتمتة العمليات التجارية بشكل أفضل، إليك بضع حالات استخدام.

1. إدارة تعيين الموظفين.

على الرغم من أن تعيين الموظفين قد يبدو وكأنه عملية خالية من المتاعب، إلا أنه ينطوي على مهام متعددة.

إن ملء استمارات معلومات الموظف، وإعداد الجلسات التعريفية، وترتيب الجلسات التدريبية، وإنشاء الحسابات المصرفية، وجمع المستندات ذات الصلة، وتعيين الموجهين ليست سوى عدد قليل من الأنشطة المعنية.

بدون الأتمتة، يمكن أن تصبح العملية بأكملها فوضوية للغاية وتؤدي إلى:

• الأعمال الورقية التي لا نهاية لها.

• الفواقد في بعض المهام.

• استياء الموظف.

• انخفاض الإنتاجية.

كما سيضمن تطبيق أتمتة عمليات الأعمال على إعداد الموظفين الانتقال السلس من مهمة إلى أخرى، مع إبقاء الموظفين المعنيين في الحلقة وتوفير رؤية لحالة العملية.

2. إدارة طلبات الشراء.

طلبات الشراء هي عمليات متكررة في معظم المؤسسات. يملأ الفريق الطالب نموذجًا ويرسله إلى فريق الشراء. ثم تفحص سلطة الموافقة الطلب وترفض الطلب في حالة عدم كفاية المعلومات أو في حالة وجود قيود على الميزانية.

ثم يتم إرساله مرة أخرى إلى الفريق الطالب. في حالة الموافقة، يتم إنشاء أمر شراء وإرسال نسخ إلى المورد وكذلك فريق المخزون.

بدون الأتمتة، يمكن أن تظهر المشكلات التالية:

• تأخر الموافقة على أمر الشراء.

• الإنتاجية المتأثرة.

• سجلات غير مكتملة.

• أخطاء في أمر الشراء.

• أخطاء أثناء استلام الإمدادات.

يمكن أن تساعد منصة أتمتة عمليات الأعمال في تحسين المساءلة والشفافية وتمكين تسجيل البيانات بدقة، والتي يمكن الوصول إليها من قبل أصحاب المصلحة المعنيين عند الضرورة.

كما أنه سيحتفظ بجميع الاتصالات المتعلقة بالعملية داخل سير العمل لجعل التنفيذ أسهل وأسرع.