أحيانا يصبح من الصعب إنجاز كافة المهام المطلوبة منا في العمل، خاصة مع زيادة الضغوطات المحيطة بنا في بيئة العمل الآن، وقد نلجأ أحيانًا إلى البدء بأسهل المهام أولاً وتأجيل المهام الأكثر صعوبة لإنجازها في وقتٍ لاحق، وربما نتركها لأخر دقيقة ممكنة، مما قد يرفع معدلات التوتر لدينا ويؤثر سلبًا على أداءنا في العمل, تابعوا معنا النصائح والتطبيقات التي تساعدكم لتنظيم الوقت.
سوف نتناقش في هذا المقال عن كيفية تنظيم المهام المطلوبة منا في العمل وفقًا لأولويتها، كما سنقوم بتقديم حلول ذكية وأدوات يمكننا استخدامها لمساعدتنا في تنظيم وقت العمل:
كيف أبدأ؟
– أولاً.
ابدأ بتقسيم كافة المهام الكبيرة المطلوب منك إنجازها إلى مهام صغيرة يمكن إنجازها في وقت قصير، فمثلا إذا كان مطلوب منك وضع خطة تسويقية للشركة، يمكنك أن تقوم بتقسيم هذه المهمة الكبيرة إلى مهام أصغر مثل (كتابة أهداف الخطة التسويقية، تحديد الجمهور المستهدف، تحديد الميزانية.. إلخ).
– ثانيًا.
بعد تقسيم كافة المهام الصعبة إلى مهام صغيرة، قم بكتابة كافة المهام المطلوب منك إنجازها في ورقة، مع تحديد مدة تقريبية من الوقت لإنجاز كل مهمة. حيث يساعدك كتابة كافة المهام على الورق على رؤية كل ما عليك انجازه في العمل بشكل أوضح.
– ثالثًا.
قم بتمييز المهام المطلوب إنجازها في أسرع وقت ممكن، وتذكر أن هناك فارق بين المهام الأكثر أهمية والمهام العاجلة. كما أن المطلوب هنا منك هو تمييز المهام العاجلة فقط.
– رابعًا.
قم بعد ذلك بإعداد قائمة جديدة من المهام، لكن هذه المرة قم بتقسيم المهام إلى ثلاث أقسام حسب أولوية كل مهمة:
- مهام يجب إنجازها الآن.
- مهمات يجب إنجازها هذا الأسبوع.
- مهام يجب إنجازها هذا الشهر.
قم باتباع هذه القوائم وتقسيم عدد ساعات يومك حسب المهام المكتوبة.
تطبيقات يمكن استخدامها لتنظيم مهام العمل وتقسيم الوقت:
هناك العديد من التطبيقات الإلكترونية الشهيرة التي يمكن استخدامها مجانًا لتسهيل تقسيم المهام ولتنظيم الوقت، كما أنها تحتوي على خاصية نقل المهام وإعادة تعيينها إلى زملاء آخرين بالعمل إذا احتاج الشخص مساعدة أو إجابة على أحد الأسئلة.
من أهم هذه التطبيقات لتنظيم الوقت:
- Jira
- Trello
- Monday
- Connecteam
- Asana
- Wrike
- Smartsheet
- Process Street
- Profit.co
- Shortcut
إقرأ أيضاً… أفضل 6 طرق تساعدك على ربح المال من تطبيقات الهواتف الذكية.
فوائد كتابة القوائم لتنظيم المهام:
- يساعدك تنظيم المهام على إنجاز المهام المطلوب تسليمها أولاً بدلاً من تأجيلها لأخر لحظة ممكنة.
- يشعرك إتمام احد المهام وشطبها من القائمة بنوع من الإنتاجية والإلتزام ويشجعك على إتمام باقي المهام.
- يساعدك تنظيم المهام على البدء بالمهام الصعبة أولاً بدلاً من ترحيلها للأخر.
- كتابة المهام المطلوب إنجازها في قوائم يساعدك ألا تحمل هم نسيان أي مهمة.
- كتابة المهام يساعدك في تحديد أهدافك من هذا العمل.
- تنظيم وقتك ومهامك في العمل يعطيك شعور بالسيطرة على وقتك, كما سيمنحك فرصة للراحة بدلاً من الشعور الدائم بأنه لديك ما يجب عليك إنجازه.
المصادر: